Sistema de Información EUDR: todo lo que hay que saber

Durante casi dos años, la conversación sobre la EUDR ha tenido una coletilla recurrente: "ya veremos cuando esté el sistema". Esa frase ha dejado de ser válida. El Sistema de Información EUDR reabrió a finales de junio de 2026, el reglamento que fija cómo funciona entró en vigor el 17 de julio, y las declaraciones que se presentan ahí ya tienen valor legal.

Para las empresas que compran o venden café, cacao, soja, aceite de palma, caucho, madera o ganado con destino a la Unión Europea, esto cambia la naturaleza del problema. Hasta ahora era una duda regulatoria. Ahora es una tarea operativa con una pantalla, un formulario y una fecha: 30 de diciembre de 2026 para las empresas grandes y medianas.

Este artículo recoge lo que conviene saber: qué es exactamente el sistema, cómo hemos llegado hasta aquí, qué cambió en julio de 2026, cómo se registra una empresa paso a paso y qué hace falta tener preparado antes de presentar la primera declaración.

Qué es el Sistema de Información EUDR (y por qué no es lo mismo que TRACES)

Conviene empezar por el nombre, porque se usan como sinónimos y no lo son.

El Sistema de Información es la herramienta que crea el artículo 33 del Reglamento (UE) 2023/1115. Es donde los operadores presentan las Declaraciones de Diligencia Debida (DDS), donde se registran los operadores posteriores no pyme y los comerciantes no pyme, y donde las autoridades competentes y las aduanas consultan esa información.

TRACES es la plataforma de la Comisión Europea donde ese sistema vive hoy. Es la misma infraestructura que se usa desde hace años para sanidad animal y controles fitosanitarios, con un módulo específico para la EUDR.

La distinción no es un capricho terminológico. El Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1565, en vigor desde el 17 de julio de 2026, ha eliminado la referencia a TRACES del texto legal. No porque TRACES vaya a desaparecer, sino para que la Comisión pueda mover la infraestructura tecnológica en el futuro sin tener que modificar la norma. Dicho de otro modo: la obligación es presentar la declaración en el Sistema de Información; hoy, la puerta de entrada es TRACES.

Cronología: de 2024 a la reapertura de 2026

El recorrido explica por qué tantas empresas llegaron a julio de 2026 sin haber entrado nunca al sistema:

• Finales de 2024 — El Reglamento de Ejecución (UE) 2024/3084 fija las normas de funcionamiento del Sistema de Información, que echa a andar. Se abre el registro. El uso es voluntario, porque la obligación todavía no ha llegado.
• Diciembre de 2025 — El Reglamento (UE) 2025/2650 aplaza la aplicación e introduce simplificaciones. Las fechas se van al 30 de diciembre de 2026 y al 30 de junio de 2027.
• 16 de febrero de 2026 — El acceso al Sistema de Información queda restringido para reconstruirlo con las reglas nuevas.
• 4 de mayo de 2026 — La Comisión publica el paquete de simplificación: guía actualizada, FAQs en su quinta iteración y el informe al Parlamento y al Consejo. El marco interpretativo queda cerrado.
• Finales de junio de 2026 — El Sistema de Información reabre con las funcionalidades principales. Se levantan las restricciones que impedían crear cuentas nuevas.
• 13-17 de julio de 2026 — Se adopta y entra en vigor el Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1565, que actualiza el funcionamiento del sistema.
• 20 de julio de 2026 — La tercera edición de la guía de la Comisión se publica formalmente en el Diario Oficial, serie C, en las 24 lenguas oficiales.
• Finales de julio de 2026 — Arrancan las formaciones de la Comisión a empresas. El resto de funcionalidades llega a lo largo del verano.
• 15 de octubre de 2026 — Empieza a aplicarse la regla que atribuye cada declaración a una autoridad competente concreta.
• 30 de diciembre de 2026 — Aplicación para operadores y comerciantes grandes y medianos.
• 30 de junio de 2027 — Aplicación para los operadores que sean personas físicas o micro y pequeñas empresas, siempre que se hubieran constituido como tales a más tardar el 31 de diciembre de 2024.

Un matiz sobre esa última fecha que se malinterpreta a menudo: las micro y pequeñas empresas aplican desde el 30 de diciembre de 2026, y no desde 2027, cuando comercializan productos de madera que ya estaban regulados por el antiguo Reglamento de la Madera (troncos, madera aserrada, pulpa y papel). La razón es sencilla: ese reglamento se deroga el 30 de diciembre de 2026 y esos productos no pueden quedar seis meses sin regular. Para productos de madera que no estaban en aquel listado, como el mobiliario, la prórroga sí se aplica.

A esta foto le falta una pieza, deliberadamente. El 13 de julio la Comisión adoptó también un acto delegado que modifica el Anexo I, es decir, la lista de productos en ámbito. Sigue en periodo de escrutinio del Parlamento y el Consejo y no se ha publicado en el Diario Oficial, así que todavía no cambia qué productos están sujetos. Lo trataremos cuando se publique.

Qué cambia con el reglamento de julio de 2026

El Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1565 no toca el contenido de la declaración: los datos que hay que aportar siguen siendo los del Anexo II del reglamento base. Lo que cambia es cómo funciona el sistema. Cinco novedades merecen atención.

Declaración simplificada para pequeños productores

Se incorpora al sistema la declaración simplificada prevista para micro y pequeños operadores primarios. Tiene su propio identificador, distinto del número de referencia de una DDS ordinaria, y reglas específicas de actualización. Es la vía para que un pequeño productor no tenga que sostener el mismo aparato documental que una multinacional.

Agrupación de declaraciones

El sistema permite ahora agrupar bajo una nueva declaración varias declaraciones presentadas previamente por el mismo usuario, o por su representante autorizado. Las individuales quedan sustituidas por la agrupada, ya no pueden modificarse ni retirarse, y es el número de la agrupada el que se comunica a la aduana. Conviene subrayar el límite, porque se malinterpreta: sirve para consolidar las declaraciones propias, no las de tus proveedores.

Parece un detalle técnico y es, probablemente, el cambio con más impacto práctico: evita que un operador con miles de declaraciones tenga que arrastrar ficheros imposibles hasta la aduana y reduce el riesgo de bloqueo en el despacho.

Plan de contingencia

Antes del 30 de diciembre de 2026 la Comisión publicará una página de estado del sistema y las medidas previstas para caídas no planificadas de más de sesenta minutos, incluido un número de referencia de contingencia. Es el reconocimiento explícito de que una caída del sistema no puede paralizar el comercio.

Atribución a la autoridad competente

Desde el 15 de octubre de 2026, cada declaración se atribuye a la autoridad competente del Estado miembro donde el operador está establecido. Si el operador está fuera de la Unión Europea, se atribuye al Estado miembro asociado a su identificador único. Para una empresa exportadora que actúe como operador, esto significa saber de antemano qué administración va a supervisarla.

Perfilado de riesgo automático

Es la novedad que más conviene entender. Toda declaración, ordinaria o simplificada, pasa al presentarse por un perfilado de riesgo electrónico automatizado que le asigna un estado de riesgo, y ese estado no se revela al usuario. El número de referencia solo se libera cuando el perfilado ha terminado. Y mientras se detecte riesgo alto, la autoridad competente puede rechazar la declaración; una vez emitido el número de referencia, ya no puede.

Dicho de otro modo: la calidad de los datos que se suben ya no la juzga solo un inspector algún día. La puntúa el sistema en el momento de declarar.

A esto se suman detalles operativos relevantes: la Comisión puede imponer límites técnicos de tamaño de fichero y frecuencia de uso, hay medidas antiduplicados, y los datos se conservan cinco años desde la presentación de la declaración. Si hubo agrupación, los cinco años cuentan desde la fecha de la agrupación; en las declaraciones simplificadas, desde su retirada.

Cómo registrarse en TRACES, paso a paso

El registro es más sencillo de lo que muchas empresas temen. Son cuatro pasos.

1. Crear una cuenta EU Login. Es la identidad única de acceso a los servicios de la Comisión Europea. Se crea con el correo corporativo. Si la empresa ya usa algún otro sistema europeo, es probable que ya la tenga.
2. Crear el perfil de operador económico en TRACES y seleccionar la actividad que corresponda: importador o exportador, productor nacional, comerciante o representante autorizado. Desde la reapertura de junio hay además roles para micro y pequeños operadores primarios, operadores posteriores y comerciantes. Quien importa o exporta productos pertinentes se identifica con su número EORI, el mismo que ya utiliza en aduana. Las empresas establecidas fuera de la Unión que actúen como operadores también necesitan un EORI, facilitado por la autoridad de un Estado miembro, y su alta requiere un procedimiento de validación adicional; ese Estado miembro será el que supervise sus declaraciones.
3. Validar el perfil y dar de alta a los usuarios. Aquí conviene detenerse: antes de crear la empresa desde cero, es recomendable comprobar si ya existe en el sistema y vincularse a ella. Las empresas duplicadas en TRACES son un problema clásico y se resuelven mal.
4. Empezar a crear y gestionar declaraciones.

Los dos entornos: pruebas y real

Este es el punto donde más tiempo se pierde, y merece un aviso claro.

Existen dos servidores. El entorno de producción es el real: las declaraciones que se presentan allí tienen valor legal. El entorno de aceptación —acceptance es su nombre oficial, aunque todo el mundo lo llame entorno de pruebas— es la réplica para aprender y ensayar: lo que se presenta ahí no tiene ningún valor legal.

Las direcciones son distintas y conviene tenerlas a mano: producción en eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/login y aceptación en acceptance.eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/login.

Son entornos independientes: registrarse en uno no da acceso al otro. Lo advierte la propia Comisión de forma expresa: dar de alta una cuenta en un entorno no concede automáticamente acceso ni registro en el otro, y hay que completar un alta separada en cada uno. Es el error más repetido entre las empresas que se acercan al sistema por primera vez.

La consecuencia práctica es una ventana que se cierra sola: de aquí a diciembre hay margen para ensayar en el entorno de pruebas con datos reales, medir cuánto se tarda y descubrir qué falta. A partir del 30 de diciembre, cada declaración cuenta.

Qué conviene tener listo antes de la primera declaración

El sistema no perdona la ambigüedad. Estos son los datos que sostienen una declaración y que suelen llegar incompletos:

• Geolocalización de las parcelas de producción, con coordenadas de al menos seis decimales. Polígono para las parcelas de más de cuatro hectáreas; un punto es suficiente para las de cuatro hectáreas o menos. En ganado, geolocalización de todos los establecimientos en los que el ganado ha permanecido. Los micro y pequeños operadores primarios pueden aportar la dirección postal de las parcelas o del establecimiento en lugar de la geolocalización.
• Evidencia de que no hubo deforestación después del 31 de diciembre de 2020 en esas parcelas.
• Prueba de legalidad en el país de producción: derechos de uso del suelo, normativa laboral, fiscal y ambiental aplicable.
• Trazabilidad del lote hasta la parcela, con fechas de cosecha coherentes con la documentación.
• Datos de producto y proveedor, incluido el código arancelario y la cantidad en kilogramos de masa neta.
• La fecha o el intervalo de producción de cada parcela.
• Una evaluación de riesgo documentada que concluya que el riesgo es despreciable, y las medidas de mitigación aplicadas cuando no lo sea.

Un matiz que evita confusiones: no todo esto va dentro de la declaración. En el formulario se introducen los datos del operador, el código arancelario y la descripción del producto, la cantidad en kilogramos de masa neta, el país de producción y la geolocalización. La evidencia de no deforestación, la documentación de legalidad, los datos de proveedores y clientes y la evaluación de riesgo no son campos del formulario: se conservan y se aportan cuando la autoridad los requiere.

Si quieres profundizar en estos dos bloques, los desarrollamos en detalle en qué se le pide exactamente a una empresa que vende hacia Europa y en cómo funcionan la legalidad y el enfoque basado en riesgos dentro de la diligencia debida.

Los errores que más se repiten

De lo que estamos viendo en empresas que se acercan al sistema por primera vez, cinco fallos concentran la mayor parte de los retrasos:

• Confundir los entornos. Practicar en producción o intentar declarar en el entorno de pruebas.
• Duplicar la empresa en lugar de vincularse al perfil existente.
• No saber quién tiene el acceso. La persona que se registró cambió de puesto o dejó la compañía, y nadie más puede entrar.
• Geolocalizaciones que no cuadran: polígonos abiertos, coordenadas invertidas, superficies que no coinciden con la documentación de la finca.
• Dejarlo para diciembre. Los problemas de acceso y de datos tardan semanas en resolverse, y el soporte estará saturado precisamente entonces.

El punto ciego: el sistema está listo, los Estados miembros no

Hay una asimetría que conviene tener presente al planificar. Mientras la infraestructura europea avanza, la implementación nacional va muy por detrás: a julio de 2026 solo tres Estados miembros —Chequia, Eslovaquia y Bélgica— tienen ley nacional en vigor con cuantías sancionadoras concretas. España, entre otros, todavía no tiene su régimen sancionador aprobado, aunque la autoridad competente ya está designada: la Dirección General de Biodiversidad, Bosques y Desertificación del MITECO, junto con una autoridad por comunidad autónoma.

Esa asimetría no es una excusa para esperar. El reglamento se aplica el 30 de diciembre de 2026 con independencia de que un Estado miembro haya publicado o no sus multas, y el bloqueo en aduana no depende del régimen sancionador nacional. Lo que sí implica es que el nivel de exigencia real en los primeros meses será desigual según el país de entrada.

Cómo prepararse

La secuencia razonable para los próximos meses es corta.

1. Primero, asegurar el acceso: comprobar quién de la empresa tiene cuenta, con qué rol, y si la organización está dada de alta una sola vez.
2. Segundo, hacer una declaración completa en el entorno de pruebas con una compra real, cronometrarla y anotar en qué paso aparece el atasco.
3. Tercero, trabajar ese atasco durante el otoño, que casi siempre está en el mismo sitio: la información del proveedor.

Ese tercer paso es el que consume tiempo, porque depende de terceros que están a miles de kilómetros. Recopilar geolocalizaciones válidas, verificar documentación de legalidad y analizar si hubo deforestación en cada parcela es un trabajo que no escala a mano cuando hay decenas de proveedores.

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